Hvordan downloades alle e-mails fra serveren i Outlook?

Outlook er den primære e-mail-grænseflade for Microsoft Exchange Server-brugere. Det synkroniseres med serveren for at hente og sende e-mails hurtigt og let. Det betyder ikke noget, om din e-mail-klient er Outlook.com, Hotmail eller endda en tredjepart som Gmail, du kan nemt oprette din konto og begynde at sende alle disse arbejds-e-mails.

summende lyd fra højttalere

Da det er dine e-mails, vil du naturligvis have mulighed for at åbne dem når som helst. Du kan stole på, at Outlook viser enhver e-mail, du har brug for, uanset hvor mange måneder der er gået siden du skrev den. Eller kan du? Som det viser sig, er tingene ikke så enkle. Outlook viser ikke alt som standard: de fleste af dine e-mails forbliver på Microsoft Exchange Server, mens kun en del stilles til rådighed for dig i Outlook.



Hvis du bruger Outlook 2019, 2016, 2013 eller Outlook til Office 365, kan du ikke få øjeblikkelig adgang til dine ældre e-mails uden at ændre en indbakkeindstilling. Selvom din e-mail opbevares på serveren for evigt, hvis du ønsker det, kan du forvente bekvemmeligheden ved også at have en lokal kopi. Men hvordan Outlook er konfigureret, downloader det op til 12 måneder af dine e-mails til din lokale disk. Hvis du har brug for at læse e-mails, der er ældre end denne dato, bliver du nødt til at tage den nødvendige handling for at tvinge Outlook til at downloade dem fra serveren.



Hvorfor har Outlook en grænse for download af e-mail?

Du undrer dig måske over, hvorfor situationen er sådan. Det er fordi Microsoft Office foretager nogle intelligente indstillinger, når det er installeret på dit system. Det kontrollerer al din hardware og foretager de nødvendige justeringer, så programmet kan køre optimalt på systemet. Med hensyn til Outlook og enterprise-e-mails bruges de kontrol, den udfører på din hardware, til at indstille downloadparametre.

Det forsøger tydeligt at hjælpe, men programmet kan blive blidt. Efter at have tjekket din harddisk for at kontrollere, hvor meget plads der er tilbage, justerer den automatisk tidsfristen, der bestemmer, hvor mange af dine e-mails, der bevares lokalt. Jo mere diskplads der er tilgængelig, jo flere måneder med e-mails downloades. Beregningen foretages efter følgende formel:



  • Hvis ledig diskplads er op til 64 gigabyte, downloades der automatisk op til 12 måneders e-mails til din computer.
  • Hvis ledig diskplads ligger et sted mellem 32 gigabyte og 64 gigabyte (ekskl. Begge numre), downloades tre måneders e-mails automatisk til din computer.
  • Hvis mængden af ​​ledig plads på disken er mindre end 32 gigabyte, bevares kun en måneds e-mails i din computers lokale lager.

Du spekulerer måske på, hvad ståhej handler om, og hvorfor indstillingen ikke bare kunne indstilles til at 'downloade alle e-mails' eller noget lignende. I modsætning til almindelig tro kan e-mails faktisk tage meget lagerplads. De, der fører travle e-mail-lastede liv, finder ofte, at en enorm mængde plads er taget op af både sendte og modtagne e-mails. Hvis du ikke overvåger din diskforbrug, kan du muligvis vågne op for at finde ud af, at al din plads er blevet opslugt af din forretningskorrespondance.

Microsoft ved det også. Derfor er Office designet til automatisk at justere lagerparametre, f.eks. Standardgrænsen for lokal e-mail-lagring for Outlook. Normalt er det okay; chancerne er, at du ikke har meget brug for e-mails fra svundne år. Desuden får du stadig lokal adgang til dine opgaver, kalenderaftaler og kontakter uanset indstillingen.

Husk, at effektiviteten af ​​denne indstilling afhænger af den type e-mail-klient, du bruger. Hvis du bruger en af ​​Microsofts hjemmelavede e-mail-tjenesteudbydere som Hotmail, Outlook eller 0365, påvirker indstillingen, hvor mange e-mails der er tilgængelige lokalt. Det samme princip gælder for de fleste af de populære forretnings-e-mail-tjenester omkring. Men hvis du tilfældigvis bruger en offentlig udbyder som Gmail, Yandex eller Yahoo, har du ikke denne bekymring, da indstillingen ikke har nogen effekt. Alle dine e-mails på Microsoft Exchange Server gemmer en lokal kopi på din computers interne lager.



Sådan får du Outlook til at downloade alle e-mails fra serveren

Serveren refererer her naturligvis til Microsoft Exchange Server. Mens nogle virksomheder køber en licens til at være vært for en Exchange Server i lokalerne, henvender andre sig til en tredjeparts Exchange-as-a-Service-serverudbyder. Populariteten af ​​Exchange Online, en skyversion af den tjeneste, der hostes af Microsoft selv, er også stigende.

usb c problemer

Uanset den anvendte Exchange-tilstand forbliver dens hovedfunktion den samme: en agent til meddelelsesoverførsel, der sender e-mails mellem computere. Beskederne læses i begge ender ved hjælp af en e-mail-klient, i dette tilfælde Outlook.



I det væsentlige lagres alle e-mails, du nogensinde har sendt og modtaget, ved hjælp af Exchange på Exchange Server til stadighed. Selvfølgelig er den evige opbevaring af dine e-mails underlagt ting som skylagringsgrænser for individuelle konti og kontinuerlig brug af kontoen. Pointen er fortsat, at du under normale omstændigheder stadig kan se dine e-mails, inklusive de virkelig gamle, selvom de ikke er gemt på din computer.

Så hvad kan du gøre for at downloade alle e-mails fra serveren til Outlook? Hvis du vil se alle dine e-mails i Outlook, er der to måder.

Metode 1: Brug linket 'Mere' i Outlook

Outlook til Office tilbyder en nem måde at udvide antallet af e-mails, der vises i en mappe. Forudsat at du har opretholdt kontoen i lang tid eller har en lang e-mail-historie, viser appen typisk kun de seneste e-mails. Men det kan du tving Outlook til at downloade alle IMAP-e-mails - eller vis dem i det mindste.



Når du er i en mappe som f.eks. Indbakke eller Sendt i Outlook og ruller ned, når du snart slutningen af ​​de viste e-mails. Lige der vil du se en besked, der fortæller dig, at du kan klikke på linket for at se flere beskeder:

Der er flere elementer i denne mappe på serveren

Klik her for at se flere e-mails på Microsoft Exchange

Når du klikker på linket “Klik her for at se flere e-mails på Microsoft Exchange”, downloader Outlook resten af ​​e-mails til den pågældende mappe til din computer. Dette fungerer kun, hvis du har en internetforbindelse. Derudover downloades kun e-mails til en bestemt mappe. Således, hvis du er i mappen Sendt, får du kun alle de e-mails, du nogensinde har sendt.

windows 10 version 1903 problemer

Dette princip gælder, hvis du foretager en postkassesøgning. Når du skriver din søgeforespørgsel, og resultaterne vises, hvis der er masser af e-mails, der matcher søgeudtrykket, kan du muligvis se følgende nederst på resultatsiden:

Viser de seneste resultater ...

Mere

Ved at klikke på linket Mere downloades resten af ​​e-mails, der matcher din søgeforespørgsel.

Hvis du ønsker at se alle dine e-mails i en bestemt mappe på et øjeblik, kan du logge ind på din konto via webappen til Outlook. Det fører dig til Microsoft Exchange Server-grænsefladen til din konto, og du kan se alt gemt der.

Metode 2: Skift indstillingen 'Mail for at holde offline' i Outlook

Dette er den indstilling, der bestemmer, hvor mange måneders e-mails Outlook gemmer på din computer. Husk, at dette kun fungerer, når du bruger en Microsoft-e-mail-klient eller en anerkendt udbyder af e-mail-tjenester. Du kan udvide antallet af gemte mails eller reducere det, lige. Du kan også bede Outlook om at gemme hver eneste af dine e-mails lokalt.

Ifølge Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook til Office 365 giver mulighed for 1, 3, 6, 12 eller 24 måneder eller Alle. Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook til Office 365 giver de ekstra muligheder på 3 dage, 1 uge og 2 uger.

Uden yderligere ado er her hvad du skal gøre:

  • Start Outlook-applikationen.
  • Gå til fanen Fil.
  • Vælg rullelisten Kontoindstillinger.
  • Når indstillingen er udvidet, skal du vælge Kontoindstillinger.
  • I fanen Kontoindstillinger skal du vælge fanen E-mail.
  • Hvis du har flere konti i Outlook, vises de her. Vælg den, hvis indstillinger du vil justere, og klik derefter på knappen Skift.
  • Dialogboksen Skift konto vises. Sørg for, at afkrydsningsfeltet Brug cache-udvekslingstilstand er markeret.
  • Flyt skyderen 'Mail for at holde offline' til det ønskede antal år, måneder, dage eller uger. (Hvis skyderen er nedtonet, kan din administrator muligvis have blokeret dig for at ændre indstillingen.)
  • Klik på knappen Næste.
  • En pop op vises, der beder dig om at bekræfte konfigurationsændringen. Klik på OK.
  • Klik på Udfør, og genstart Outlook.

Du skal snart se en besked, der fortæller dig, at 'Dine mapper er opdaterede' nederst i Outlook. Dette vises først, når Outlook er færdig med at downloade alle dine meddelelser fra Microsoft Exchange Server.

black ops 4 lancerer ikke pc

Vælg kun Alt, hvis der er nok lagerplads. Dine indstillinger skal matche mængden af ​​plads på din disk. Hvis du vælger muligheden for at downloade alle e-mails til en disk med begrænset plads, er problemer uundgåelige. Vi anbefaler, at du først sletter alle uønskede emner fra din lagerplads for at frigøre mere plads.

Naturligvis kan det være svært for dig at beslutte, hvad du skal fjerne fra din lagerplads, så vi er her for at hjælpe dig. Vidste du, at der bortset fra de åbenlyse filer på dit system, er der også uønskede filer, der ikke tjener noget formål bortset fra at puste op til din lagerbrug? Selvfølgelig vil du gerne slippe af med dem, men det kan være et problem at finde ud af, hvor de er.

For at løse dette gåde, anbefaler vi, at du downloader BoostSpeed. Denne software er designet til at feje alle typer pc-skrammel ud, såsom unødvendige system- og bruger midlertidige filer, webbrowser-cache, ubrugte fejllogfiler, resterende Windows Update-filer, unødvendige Microsoft Office-cache og meget mere. Efter en scanning vil du bemærke de ekstra gigabyte diskplads, der er genvundet. Som en bonus finder og fjerner BoostSpeed ​​alle årsager til systemafmatning, hvilket sikrer, at din pc fungerer bedre og mere stabil end før.